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Ulis, le logiciel qui révolutionne les Domaines à Monaco

Mis à jour le 29/01/2015 à 08:04 Publié le 29/01/2015 à 08:02
Les appartements de la Tour Odéon seront bientôt attribués. Grâce à Ulis, le personnel des Domaines pourra les gérer beaucoup plus facilement qu’avec le précédent outil.
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Ulis, le logiciel qui révolutionne les Domaines à Monaco

Ce nouvel outil informatique va permettre de moderniser la gestion du parc immobilier de l’Etat. Gain de temps, d’efficacité et de précision, ses atouts sont multiples

Ce nouvel outil informatique va permettre de moderniser la gestion du parc immobilier de l’Etat. Gain de temps, d’efficacité et de précision, ses atouts sont multiples

L'administration des Domaines se modernise. Elle est en train de se doter d'un tout nouvel outil intégré de gestion immobilière. Il changera radicalement la gestion des biens immobiliers de l'Etat. Cette révolution est le fruit du projet baptisé Optima. L'objectif : mettre en place le logiciel Ulis édité par la société Sopra qui a remporté l'appel d'offres.

Il va permettre de gagner considérablement en efficacité et d'optimiser le travail accompli.

Migration technique en juillet 2015

La migration technique - c'est-à-dire le moment où l'ancien outil sera complètement abandonné au profit du nouveau - sera effective en juillet 2015 s'agissant des logements domaniaux. Concernant les locaux commerciaux, bureaux, etc, elle s'effectuera dans les mois suivants.

L'ancien logiciel présentait l'inconvénient de s'appuyer sur deux niveaux de données : celle des immeubles et celles des locaux individuels. Dans Ulis, ces différentes informations seront recoupées automatiquement selon sept catégories plus précises.

« Le nouvel outil permet de disposer d'éléments d'appréciation plus fins et d'indicateurs de gestion plus adaptés, commente Stéphan Bruno, conseiller technique auprès du ministère d'Etat, directeur du projet Optimo. Les Domaines pourront par exemple connaître l'historique d'un appartement, le nom des différents locataires, les travaux effectués et ceux à réaliser après le départ d'un locataire alors qu'auparavant ces informations étaient réparties entre plusieurs fichiers ou dossiers papier. Autre fonctionnalité et avancée : les états des lieux seront rédigés sur place via des tablettes tactiles. Il suffira de les connecter au serveur pour récupérer directement l'ensemble des données sans avoir à les retranscrire.

Le logiciel permettra ainsi de disposer d'une image globale du patrimoine immobilier en temps réel, des lots occupés, libre ou en travaux avec une date estimée de livraison.»

Transversalité, réactivité

Ulis est redoutable en termes de réactivité. La vingtaine d'employés des Domaines (tous seront formés à son utilisation) va gagner en efficacité et donc en temps. Les méthodes de travail seront optimisées et réorganisées.

Exemple : lorsque les locataires auront des réclamations, il sera plus facile de leur répondre puisque les éléments seront rassemblés dans un même outil.

En parallèle sera mis en place un point d'entrée unique pour les sollicitations de tous les locataires au lieu de la pluralité d'interlocuteurs aujourd'hui. Le temps dégagé par les employés pourra être mis à profit pour des visites sur le terrain afin d'apprécier in situles besoins de rénovation - à ce titre les délais ont déjà été significativement réduits.

« Des référents métiers de l'administration des Domaines ont participé à des réunions en amont pour vérifier que l'outil correspondait aux besoins et aux spécificités. Ils participent depuis plusieurs semaines aux ateliers de transfert de compétence leur permettant de se former au nouveau logiciel. La mise en œuvre d'Ulis au travers d'une démarche projet est aussi un moyen d'accroître la transversalité entre les services impliqués dans le projet (direction informatique, direction de l'administration électronique, direction de l'habitat ou encore la direction du budget et le contrôle général des dépenses)», se félicite Stéphan Bruno.

Une véritable révolution dont les bénéficiaires seront les usagers.


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